← Terug naar nieuwsoverzicht

Een kopzorg minder dankzij de ideale facility management tool

In mijn vorige twee blogs kon u lezen welke risico’s er verbonden zijn aan onderhoudswerkzaamheden en wat het belang is van duidelijke afspraken, goede contracten en efficiënte samenwerkingen voor uw facilitymanagement. In deze laatste blog van de reeks ontdekt u hoe u uw facility planning tool inzet om de vlotte en stipte uitvoering van uw onderhoud op te volgen, en zo de goede werking van uw bedrijfsinfrastructuur te garanderen.

Controlesysteem integreren

Een goede opvolging is heel belangrijk. Want het is niet omdat u duidelijke afspraken hebt, dat uw interne en externe partners zich daar ook nauwgezet aan houden en automatisch en correct het nodige onderhoud uitvoeren. Voorkomen is altijd beter dan genezen! Integreer daarom een controlesysteem in uw planning tool.

 

Concreet: geef de daadwerkelijke vervaldatum van een onderhoud in en neem enkele dagen vóór de uitvoering contact op met uw interne of externe partner om de afspraak te bevestigen en de uitvoering on site te bespreken. Zo bent u zeker dat het onderhoud zal worden uitgevoerd, en vermijdt u dat praktische problemen of obstakels de uitvoering in de weg staan.

Werkbon onmiddellijk opmaken

Is een onderhoud uitgevoerd? Laat uw partner dan altijd onmiddellijk een werkbon opmaken die een gemachtigd persoon van uw bedrijf ondertekent. Sla de ondertekende werkbon centraal op. Werkt uw partner met een digitale werkbon? Zorg er dan voor dat die meteen na afloop van het onderhoud naar u gemaild wordt. Zo verkleint u de kans dat een bon verloren raakt. Zegt de onderhoudstechnicus dat de digitale werkbon later gemaild zal worden? Zorg er dan voor dat u zelf een interne werkbon hebt en laat die ter plaatste invullen en tekenen. Dubbel werk … maar zo speelt u op veilig!

Digitale facilityassistent

Ik toonde in mijn vorige blogs aan wat de meerwaarde is van een facility planning tool. Maar er eentje hebben, is uiteraard niet genoeg. Een facility planning tool is alleen een aanwinst voor uw bedrijf als :

  • er intensief mee gewerkt wordt
  • alle informatie altijd up-to-date en correct is (Zijn de werkzaamheden uitgevoerd? Is het keurings- en/of onderhoudsverslag geleverd?, …)
  • alle informatie (van afspraken tot documenten en werkbonnen) centraal opgeslagen wordt
  • alle documenten de juiste naam hebben
  • alle partijen toegang hebben tot de informatie die ze nodig hebben
  • er gelinkt wordt naar de officiële documenten
  • alle verantwoordelijkheden duidelijk zijn
  • het operationele budget voortdurend up-to-date is

Neem als facilitymanager niet al deze taken op u, maar duid een digitale facilityassistent én een back-up aan. Zo hebt u de tijd en de ruimte om u te concentreren op het echte facilitywerk! Dankzij uw uitgebreide en actuele facility planning tool beschikt u eigenlijk over een uitstekende facility management tool waarmee u altijd perfect op de hoogte bent, op momenten waarop dat nodig is. Alweer een kopzorg minder!

Wilt u een facility planning tool (laten) bouwen die de ideale facility management tool voor uw organisatie is? Of wilt u op freelancebasis een ervaren facilitymanager inschakelen? Neem dan gerust contact met mij op voor meer informatie.

Lees de hele blogreeks over de facility planning tool:

Print Friendly, PDF & Email
aamelioEen kopzorg minder dankzij de ideale facility management tool