← Terug naar nieuwsoverzicht

Facilitymanagement wordt gemakkelijker met uw facility planning tool

Tien vragen duidelijk beantwoorden. Meer hoeft u niet te doen om een eigen superefficiënte facility planning tool te bouwen die uw processen vergemakkelijkt. En daar help ik u als AAmelio-expert in facilitymanagement graag mee via deze blogreeks. In mijn vorige blog kon u onder meer lezen waarom u het best uw onderhoudsbeurten goed in kaart brengt en labelt met een risicofactor. Vandaag zoomen we in op verantwoordelijkheden, samenwerkingen en contracten.

Intern of extern?

Zodra u een helder overzicht hebt van de onderhoudsbeurten, keuringen en werkzaamheden die er op geregelde tijdstippen moeten gebeuren, bent u klaar om verantwoordelijkheden toe te wijzen en samenwerkingen aan te gaan. Anders gezegd: u gaat bepalen welke taken u intern gaat uitvoeren en welke opdrachten u gaat uitbesteden aan een externe partner. Hebt u daarin een beslissing genomen? Inventariseer dan de afspraken, verantwoordelijkheden en samenwerkingen en ga voor alles wat u intern doet na of de processen toereikend zijn, goed gedocumenteerd zijn en aan alle (wettelijke) vereisten voldoen. En – zeker niet onbelangrijk – of de vooropgestelde doelen en resultaten bereikt worden.

Bestaande contracten nakijken

Werkt u voor bepaalde onderhoudsbeurten samen met externe partijen? Dan is het erg belangrijk dat u de bestaande contracten die u met die partners hebt nog eens grondig doorneemt en in kaart brengt:

  • wat de precieze afspraken zijn;
  • welke dienstverlening u krijgt en tegen welke prijs;
  • wie er voor wat verantwoordelijk is;
  • hoe vaak een onderhoud uitgevoerd wordt;
  • om welk type onderhoud het gaat (curatief of preventief);
  • hoelang het contract loopt;
  • welke rapporten u mag verwachten;
  • wat de resultaats- of inspanningsverbintenissen zijn;
  • hoe controles op de uitgevoerde onderhoudsbeurten gebeuren;
  • welke sancties er zijn als een afspraak niet nageleefd wordt.

Samenwerken voor het beste contract

Bestaan er nog geen overeenkomsten met externe partners en wilt u een samenwerking met hen aangaan? Dan hebt u wat extra werk. Want een goed contract vindt het evenwicht tussen prijs, service en risico. Het is ook het resultaat van betrouwbare informatie en kennis die u krijgt door samen te werken met uw collega’s van de diensten inkoop en productie en de juridische dienst. Hebt u alle informatie? Stel het contract dan eenduidig en in begrijpelijk taal op en bewaar het op een centrale plaats zodat iedereen die ermee moet werken er vlot toegang toe heeft.

Altijd een helder overzicht

Als uw contracten opgesteld en ondertekend zijn, is het tijd om ze in de praktijk uit te rollen. En daarvoor gebruikt u uw facility planning tool. Noteer er de sleutelinformatie uit uw contracten in:

  • Wie managet wat?
  • Wat houdt elke samenwerking in?
  • Wat zijn de wederzijdse verwachtingen, verantwoordelijkheden en plichten?
  • Hoe werkt u zo efficiënt mogelijk samen?
  • Wat zijn de kosten?

Op die manier vergemakkelijkt u uw facilitymanagement, want u hebt op elk moment een duidelijk overzicht van alle essentiële parameters. Het resultaat? U kunt efficiënt en proactief werken, verwerft een stevige onderhandelingspositie bij nieuwe contracten, en hebt gemoedsrust bij een audit. Bovendien vormen de cijfers in uw facility planning tool ook de basis voor uw budget van volgend jaar!

Wilt u meer weten over efficiënt facilitymanagement? Of hebt u hulp nodig om een facility planning tool op maat te maken? Neem gerust contact met me op.

Print Friendly, PDF & Email
aamelioFacilitymanagement wordt gemakkelijker met uw facility planning tool