← Terug naar nieuwsoverzicht

Een facility planning tool maken: 10 essentiële vragen

In mijn professionele leven kom ik heel vaak met de afdeling maintenance van bedrijven in aanraking. Ik ontmoet gedreven mensen die zich elke dag inzetten om de infrastructuur van hun bedrijf heel goed te onderhouden. Geen inspanning is hen te veel. Als ik hen vertel dat ze met een facility planning tool heel veel tijd en moeite kunnen besparen, krijg ik vaak als antwoord dat zo’n tool wel een meerwaarde zal bieden, maar waarschijnlijk ook een belangrijke investering zal zijn …

Zelf aan de slag

Ja, er bestaan inderdaad dure softwarepakketten voor facility planning, maar u kunt ook zelf uw facility planning tool maken en zo proactief, kostenefficiënt en doelgericht werken. Op een latere datum kunt u dan eventueel nog gemakkelijk overschakelen.

Tien essentiële vragen

Zoals altijd is een goede voorbereiding het halve werk. Door vooraf goed na te denken over uw facility planning tool, komt u snel tot een handig en efficiënt werkinstrument dat helemaal aangepast is aan de behoeften van uw bedrijf. Deze tien vragen helpen u om de ideale facility planning tool te maken voor uw onderneming.

  1. Welke onderhoudswerkzaamheden wilt u opvolgen? Maak een onderscheid tussen productie, utilities en gebouwen.
  2. Wilt u alleen de wettelijk verplichte werkzaamheden opvolgen of alle onderhoudstaken en keuringen?
  3. Welke risico’s zijn er verbonden aan elk onderhoud?
  4. Welke onderhoudswerkzaamheden gaat u intern laten uitvoeren en voor welke gaat u samenwerken met externe partners? Zorg er ook voor dat u alle afspraken en contracten met uw externe partners in kaart brengt en een duidelijk beeld hebt van de essentiële elementen (zoals begin- en einddatum, opzegtermijn en prijs).
  5. Hoe en wanneer gaat u de opvolging van uw contracten realiseren? En wie is daarvoor verantwoordelijk?
  6. Hoe gaat u de uitgevoerde onderhoudswerkzaamheden en keuringen documenteren? Tip: laat uw leveranciers werkbonnen gebruiken die ze moeten laten aftekenen door een gemachtigde, ook als de leverancier werkt met een digitaal systeem. Verplicht hen ook om keuringsrapporten en verslagen te mailen naar een specifiek e-mailadres.
  7. Hoe gaat u garanderen dat u een keuringsrapport effectief ontvangen hebt?
  8. Hoe gaat u controleren of er actie nodig is om een keuring te krijgen of te behouden?
  9. Waar gaat u alle documenten opslaan (cloud, server, externe harde schijf, …)?
  10. Wie is verantwoordelijk voor wat? Wie heeft toegang tot welke informatie?

Zodra u het antwoord kent op al die vragen, bent u klaar om uw eigen facility planning tool te maken en een planning op te stellen. Dat kan gemakkelijk in Excel door bijvoorbeeld Excel-functies te gebruiken en enkele handige tricks te leren. Is uw facility planning tool klaar? Dan hoeft u uw multifunctionele assistent alleen maar up-to-date te houden, op te volgen en te raadplegen.

 

Veel succes!

Wilt u zelf uw facility planning tool maken en implementeren in uw bedrijf? Dan help ik u graag. Neem gerust contact met me op om te kijken hoe ik u kan ondersteunen.

PS Meer lezen over facilitymanagement? Ontdek dan ook deze blogs:

Print Friendly, PDF & Email
aamelioEen facility planning tool maken: 10 essentiële vragen