← Terug naar nieuwsoverzicht

Wilt u efficiënt werken? Gebruik de telefoon!

Kent u dit fenomeen? U ontvangt een e-mail met een vraag. U hebt het op dat moment even te druk, dus u ‘parkeert’ de mail voor een later tijdstip. Dat doet u met een gerust hart, want er blijkt geen hoogdringendheid uit de boodschap. Enkele uren later gaat uw telefoon. De afzender van de e-mail vraagt of u zijn boodschap goed ontvangen hebt. Frustrerend, niet?

Uitpuilende mailboxen

In deze digitale tijden is e-mail uitgegroeid tot hét communicatiemiddel bij uitstek in een professionele context. Collega’s sturen elkaar voor elke vraag of opmerking een e-mail, bedrijven worden digitaal met aanvragen bestookt, en mailboxen puilen uit. Een mail sturen is een automatische reflex geworden. Maar die reflex heeft de dagelijkse werking in bedrijven er niet efficiënter op gemaakt.

Het beste communicatiemiddel = telefoneren

E-mailen heeft zeker voordelen. U hebt bijvoorbeeld altijd een trackrecord. Bovendien kunt u er meerdere mensen tegelijkertijd mee informeren. Maar in de verkiezing van het beste communicatiemiddel om efficiënt te werken, staat e-mail zeker niet op het hoogste schavotje. Die eer is weggelegd voor … de telefoon.

Als calculator ben ik voor de uitvoering van mijn taken afhankelijk van de input en medewerking van andere partijen. Om het concreter te maken: van de bestaande én potentiële leveranciers die bij de realisatie van een project betrokken (kunnen) zijn. Een snelle en goede communicatie met die partijen is essentieel voor een vlot calculatieproces.

Bellen is tijd besparen

Als ik via e-mail een offerte aanvraag bij een bestaande leverancier, dan bel ik die daarna ook altijd even op om mijn aanvraag toe te lichten. Dat bespaart me heel wat tijd en frustratie. Want ik weet zeker dat ik de informatie krijg die ik nodig heb, en hoef me niet af te vragen of de leverancier me tijdig de materialen kan bezorgen. Bovendien kan ik al mijn bijvragen meteen stellen. Eén telefoontje van tien minuten vervangt in dat proces waarschijnlijk een vijftal mails en heel veel uren wachten op een antwoord. Van een schitterende return on investment gesproken!

Twee telefoontjes naar nieuwe leveranciers

Vraag ik een offerte voor materialen of een bewerking aan bij een potentiële nieuwe leverancier? Dan pleeg ik twee telefoontjes. Het eerste doe ik vóór ik de aanvraag verstuur. Zo kan ik ontdekken welk vlees ik in de kuip heb, en achterhalen of die potentiële nieuwe leverancier aan mijn wensen kan voldoen. Bovendien kom ik zo ook te weten tot wie ik mijn offerteaanvraag moet richten. En dat is veel efficiënter dan lukraak een aanvraag te sturen naar een info@-adres.

Nog een voordeel? Ik kan in dat eerste telefoongesprek ook vragen welke informatie de potentiële nieuwe leverancier van me nodig heeft om een gedetailleerde offerte op maat te kunnen maken. En als blijkt dat deze leverancier me niet kan helpen, dan is de kans groot dat hij me meteen kan doorverwijzen naar iemand die dat wel kan. En dat is weer tijd bespaard.

En dat tweede telefoontje? Dat komt er als ik effectief een aanvraag ingediend heb. Dan bel ik weer even na om eventuele vragen te beantwoorden en alles goed af te stemmen. Zo blijf ik misverstanden voor en komt mijn timing niet in het gedrang.

Iedereen efficiënt

Is de telefoon in vergelijking met e-mail alleen voor calculators een garantie op efficiënt werken? Nee, natuurlijk niet. Ik ben er zeker van dat de telefoon voor bijna iedereen het meest tijdbesparende communicatiemiddel is. Het enige wat u moet doen, is u de gewoonte eigen maken. En dus niet te kiezen voor het tijdverlies door de file op de e-mailsnelweg. Grijp eens vaker spontaan terug naar dat efficiënte communicatiemiddel uit het predigitale tijdperk. 😉

Bent u op zoek naar een freelance calculator die uitblinkt in correct en efficiënt werken? Neem dan gerust contact met me op. Ik verwacht uw telefoontje.

Print Friendly, PDF & Email
aamelioWilt u efficiënt werken? Gebruik de telefoon!